Gestione Documentale
Documenti fornitori centralizzati e scadenze sotto controllo
TimeFlow riunisce richieste, upload, scadenze e versioni dei documenti nella scheda del fornitore. Procurement e Compliance lavorano su una base condivisa, riducono i solleciti manuali e recuperano più facilmente le evidenze necessarie.
Perché centralizzare i documenti
Quando i file arrivano via email e vengono salvati in cartelle diverse, è difficile sapere quale versione sia valida, che cosa manca e quali scadenze richiedano attenzione. TimeFlow collega la documentazione al fornitore e mantiene lo storico utile a qualifica, compliance e audit.
Vantaggi principali
- Repository unicoDocumenti e richieste restano associati al fornitore e sono accessibili alle funzioni autorizzate.
- Scadenze visibiliIl team controlla completezza e validità dei file senza ricostruire lo stato da email e fogli separati.
- Versioni recuperabiliOgni aggiornamento può essere storicizzato per evitare sovrascritture e ricostruire l’audit trail.
- Compliance più ordinataLe evidenze documentali sono disponibili nello stesso processo usato per accreditamento e qualifica.
Dalla richiesta alla verifica
Come funziona- 01
Il team definisce i documenti richiesti per il processo di accreditamento o qualifica.
- 02
Il fornitore carica i file nel repository collegato alla propria scheda.
- 03
TimeFlow rende visibili stato, scadenze e aggiornamenti documentali.
- 04
Procurement e Compliance verificano le evidenze e recuperano lo storico quando serve.
2 funzionalità
Cosa puoi gestire
Il modulo si rivolge a Compliance e Risk Officer, Procurement Director, CPO, Vendor Manager e Procurement Specialist che devono raccogliere, verificare e conservare la documentazione dei fornitori.
Domande frequenti
Sì. Documenti, richieste e scadenze restano associati alla scheda del fornitore.
Sì. Il fornitore carica i file richiesti e l’azienda ne controlla stato e scadenza.
Sì. Il Versioning Documenti storicizza le modifiche e mantiene recuperabile ogni versione.
Sì. Può essere attivato per tipologia di questionario e per singolo fornitore.
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